Keesokan harinya, para Gubernur akan diberangkatkan menuju tempat lokasi pertemuan pukul 10.30 WITA menggunakan bus yang telah disediakan. Ketika menuju Istana Negara IKN, para Gubernur ini diharuskan check out, sebab tidak akan kembali lagi ke hotel.

Sedangkan untuk para Bupati dan Wali Kota, penginapan dan transportasi selama di Balikpapan menjadi tanggung jawab masing-masing. Ada beberapa hotel yang direkomendasikan, seperti Novotel, Grand Tjokro, Royal Suite, Platinum, Grand Senyiur, Golden Tulip, dan Blue Sky.

Para Bupati dan Wali Kota diharuskan kumpul di Stadion Batakan pada Selasa 13 Agustus 2024, pukul 06.00 WITA. Panitia menyediakan 13 unit bus yang akan membawa para Bupati dan Wali Kota ini menuju Istana Negara IKN.

Berdasarkan informasi yang dibagikan secara daring, khusus Bupati Kasmarni, akan menaiki bus bernomor 3, bersama dengan Kepala Daerah se-Sumatera Utara, Sumatera Barat dan lima dari Provinsi Riau, yaitu Bengkalis, Kampar, Indragiri Hulu, Indragiri Hilir dan Pelalawan.